Las reuniones de trabajo pueden llegar a ser tediosas, y mas aun si quienes integran dichos grupos de trabajos no se encuentran en el mismo lugar físico. El convencional método de reunirse en las oficinas llega a convertirse en una tarea difícil, y mas aun dependiendo de la cantidad de empleados que tenga la empresa.
Un sistema de reserva ayuda a aliviar parte del dolor al permitir que los empleados reserven sus salas de reuniones con anticipación. Pero eso significa que los empleados deben iniciar sesión en otra aplicación cada vez que reserven una reunión.
Esto no tiene por qué ser el caso. A continuación algunas de las formas en que la tecnología puede ayudar a hacer que las reuniones de trabajo sean mas efectivas.
Las salas de reuniones inteligentes
Las salas de reuniones inteligentes, no solo benefician a los usuarios de la sala de reuniones, sino que también pueden reducir drásticamente los gastos generales. Y ayudar a una empresa a poner su parte por el medio ambiente.
Si solo se utiliza una habitación durante un par de horas al día, los sensores de movimiento pueden apagar las luces, el termostato, las pantallas y otros equipos cuando no haya nadie cerca. Esto también ahorra el trabajo a alguien o el comun: «el ultimo que sale….», algo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores en un edificio grande.
Agregar la sincronización del calendario significa que una sala de reuniones vacía también se puede mostrar como disponible en un sistema de reservas. Y cuando todo se actualiza en tiempo real, es fácil saltar en el último minuto, ya que puede estar seguro de que el calendario de la sala de reuniones es una representación precisa de su disponibilidad.
Sin embargo, las salas de reuniones inteligentes pueden ir más allá de los detectores de movimiento. Si sincroniza un calendario con el software de administración de la sala de reuniones, las luces se pueden encender automáticamente cuando se programa una reunión.
Hacer reuniones mas interactivas
Las salas de reuniones inteligentes también pueden aprovechar la inteligencia artificial o incluso la realidad virtual para crear una mejor experiencia para sus usuarios. Beneficia especialmente las comunicaciones y ayuda a aumentar la participación de los asistentes.
Para los miembros del equipo que trabajan de forma remota o no pueden ingresar a la oficina, la realidad virtual les ofrece la oportunidad de sentirse como si estuvieran en la sala. El personal también puede asistir a reuniones con clientes fuera del sitio y obtener la misma sensación de inmersión que lo haría si estuvieran en la misma habitación. Esto ayuda a los empleados a mantenerse enfocados y a no distraerse como en una reunión tradicional.
Las salas de reuniones inteligentes también pueden equiparse con tecnología de grabación para crear videos de alta calidad, que pueden ser útiles para cualquier persona que no pueda asistir en ese momento.
Software para hacer reuniones de trabajo
Una empresa puede llegar a tener una variedad de colaboradores para un mismo proyecto, y estos no pueden estar en el mismo espacio de trabajo. Elegir correctamente el sotfware adecuado para hacer reuniones de trabajo puede ser algo dificil de hacer. Por suerte, a continuacion podras encontrar algunas aplicaciones que puedes usar para tus reuniones de trabajo.
- Skype
- GoToWebinar
- Google Hangouts
- Slack
- Loom
- Jitsi
- Hipchat
- Appear.in
- Uberconference
- Zoom
