Los administradores de proyectos tienen mucho que hacer en cada etapa de un proyecto, y para que reinventar la rueda si se puede crear un modelo para cada etapa. Sin mencionar una muy buena manera de consumir datos del proyecto que podría utilizarse mejor para otras tareas. Pero mencione la idea de plantillas en la gestión de proyectos para algunos administradores puede prestarse para comentarios como, «Mis proyectos no son fáciles de cortar», o «No reutilizo las ideas de otras personas» o «Trabajo mejor cuando comienzo rasguño.»
Por otro lado, muchos Administradores de Proyectos piensan que son una buena idea y no soñarían con hacer un proyecto sin un conjunto de plantillas que puedan ayudarlos a comenzar. Seamos sinceros. La gestión de proyectos es un proceso estructurado para hacer algo. En sí mismo, es una especie de plantilla si adoptas la definición del diccionario de una plantilla: «cualquier cosa que determine o sirva de patrón; un modelo.»
Así que profundicemos un poco más en algunos de los pros y los contras del uso de plantillas en la administración de su proyecto.
A favor
Reduzca el tiempo de entrega: el uso de una plantilla para informes o documentos estándar puede reducir el tiempo que lleva realizarlo. Si alguna vez ha experimentado un «bloqueo de pantalla en blanco», puede relacionarse con este. A veces, el resultado final solo se parecerá remotamente a la plantilla base, pero tratar de comenzar mirando una pantalla en blanco a menudo puede llevar un tiempo precioso que simplemente no tiene.
Ayude a establecer expectativas: cuando sus documentos se basan en una plantilla, la audiencia se acostumbrará a lo que se incluirá y cómo encontrar la información que necesitan. Eso también les ayuda a ahorrar tiempo: no tienen que volver a aprender la estructura de su documento cada vez que obtienen algo nuevo de usted.
No tan favorable
Pierde tiempo: algunas tareas no estaban destinadas a plantillas. Si el uso de una plantilla agrega tiempo a la tarea porque está modificando y eliminando mucho al intentar calzar su proyecto en el formato definido, entonces debe dejarlo ir y comenzar desde cero.
Ceguera de información: el uso del mismo formato o plantilla una y otra vez puede hacer que los destinatarios del informe o documento pierdan elementos importantes que pueden incluirse. El cerebro es algo complicado. Si cree que ha visto algo antes, lo ignorará. Eso podría condenar un proyecto.
Infografía
A continuación puedes encontrar una infografía con un panorama mas completo sobre el uso de plantilla en la gestión de proyectos.
Infografía ofrecida por Wrike – Gestión De Proyectos
